문서 직업 : 직무

문서 흐름은 활동의 중요한 구성 요소이며 모든 기관, 조직, 기업의 관리에 없어서는 안될 요소입니다. 비즈니스 서류는 적절하게 구성되고 체계적으로 최적으로 이동되어야합니다. 경제 발전에 따라 정보 흐름과 모든 인간 활동 분야의 문서 수가 증가하고 있습니다. 따라서 오늘날 문서 관리자 인 상당히 새로운 직업에 대한 수요가 증가하고 있습니다.

문서 관리자는 누구입니까

문서 전문가는 문서의 등록 및 회계에 종사하는 전문가입니다. 관련 직업은 비서, 기록 보관소, 서기입니다.

경영진의 관리 문서는 표준에 따라 올바르게 작성되어 직원 및 주문이 의도 된 직원의 관심을 끌도록해야합니다. 문서가 유통되지 않은 구식 인 경향이 있습니다. 이 경우 기록 보관에 관한 입법 조치에 따라 분류하여 보관소에 배치해야합니다. 이 모든 것은 문서 관리자가 수행합니다.

문서 전문가의 업무 책임은 지루해 보일 수 있습니다. 그러나 이것은 언뜻보기에입니다. 문서 관리자의 손을 통해, 특히 그가 기업에서 문서 관리를 전적으로 책임지고있는 경우 모든 정보 흐름이 통과하여 문서를 사용하여 모든 부서의 작업을 추적하고 회사의 활동 및 개발 메커니즘을 이해할 수 있습니다.

대규모 조직에서 문서 작업에 대한 전문가의 책임은 일반적으로 디자인, 등록, 전자 데이터베이스 입력, 실행 제어, 저장이 다른 사람과 전체 부서에서 수행됩니다.

문서 관리자가 알아야 할 사항

정보가 간결하고 명확하고 명확하게 제시된 문서를 올바르게 작성하려면 전문가가 모든 유형의 문서를 컴파일하는 목적과 형식을 알아야합니다. 법적 구속력이있는 문서가 어떻게 보이는지 알기 위해서는 법의 기본 사항을 소유해야합니다.

오늘날 대부분의 문서는 전자 매체에 저장되고 컴퓨터의 정보 교환이 필요하므로 문서 관리 전문가는 소프트웨어를 이해해야합니다. 전자 데이터베이스를 작성하고 문서 작성, 저장 및 전송을 위해 자동화 시스템을 제공하는 직원과 통신 할 수 있어야합니다.

아카이브에 문서를 저장하려면 전문가가 특정 규칙 및 사양을 알아야합니다. 문서의 목적과 기밀성, 조건, 저장 조건-이러한 기준에 따라 아카이브에서 문서를 정렬 한 다음 효과적인 검색 시스템을 만들어야합니다.

설명서 책임

기관에서 문서 관리자의 직무는 다음과 같습니다.

-문서의 준비, 회계, 저장 및 관리;

-작업 흐름의 체계화 및 문서 이동 보장

-조직 내에서 최적의 문서 흐름 구성

-스토리지 구성 및 문서 분류기 개발

-유효 기간이 만료 된 문서의 분류, 가치 조사 및 문서 보관소로의 이전;

-들어오는 문서의 간소화;

-표준 양식 및 문서의 타임 시트 개발;

-등록 번호 및 색인 및 전자 저장 주소 생성을 통한 문서 기반 생성

-회의, 협상 및 회의에 필요한 자료 준비.

선임 문서 관리자는 공식적인 업무를 수행하지만 실제로는 동일한 책임을 맡지 만 책임은 더 커지고 낮은 순위의 직원에게 작업을 제공합니다.

교육 기관에서 문서 관리자의 직무

교육 기관의 문서 관리자는 다른 입법 행위 중에서 러시아 교육법 "교육에 관한"을 알아야합니다. 유치원과 학교에는 직원이 제한되어 있기 때문에 문서 관리자는 비서, 사무원 및 직원의 업무를 결합하여 교육 기관의 문서 작업에 대한 방법 론적 권장 사항을 따릅니다 (2000 년 2 월 12 일 러시아 교육부 서신 No. 03-51). / 64).

유치원에서 문서 관리자의 의무에는 무엇보다도 직원과의 고용 계약 준비 및 개인 파일의 실행, 아동 도서의 유지 관리가 포함됩니다. 또한 군 등록 데스크와 협력하여 기관에 군 책임 직원이있는 경우 적절한 문서를 유지 관리합니다.

문서 관리자는 파견단의 이동에 관한 행정 문서 초안을 작성하고 개인 파일을 작성하고, 알파벳 순서로 학생의 책을 보관하고, 교직원의 학교 수업 시간을 고려하고, 학생의 개인 파일을 아카이브로 전송하는 과정을 처리하고 처리함으로써 학교의 공식 업무를 보완합니다.

고등 교육 기관은 교육 활동뿐만 아니라 과학 활동도 수행합니다.

대학의 문서 관리자의 의무는 전문가가 회의 및 회의를위한 문서를 준비하고 학장을 대신하여 회의록 및 전화 대화를 유지해야하기 때문에 적어도 특정 교수의 프로필을 이해하게합니다.

문서 관리 전문가의 개인적 특성

세심함은 문서 작업에서 전문가의 가장 중요한 품질입니다. 정확성, 철저 함 및 책임은 비즈니스 서류 작업에 필요한 개인의 자질 목록을 보완합니다. 데이터 오류, 법률 위반, 문서 손실은 계약 또는 인사 감사를 마치면 회사에 많은 비용을 초래할 수 있습니다.

문서 관리자가 작업하는 정보의 양은 좋은 메모리를 요구합니다.

어떤 분야에서든 일하기 위해서는 서류 작업을 할 때 인내와 문해력이 필요하며 인사 관리 분야, 조직 능력, 창의력 및 의사 소통 기술이 필요합니다.

문서 관리자가 최적의 워크 플로우 및 분류기를 구성하려면 올바른 목표를 설정하고 회사 구조 (일명 기업가 적 특성)와 협력해야합니다.

소규모 회사에서는 종종 문서 관리자가 단독으로 일합니다. 자기 조직, 훈련 및 자기 통제는 효과적인 업무를 조직하는 데 도움이됩니다.

문서 요구 사항

문서 관리를위한 견고한 규제 프레임 워크에는 교육이 필요합니다. 따라서 채용시 고등 교육 기관 또는 중등 특수 교육 기관의 전문 분야 "문서", "기업의 문서 지원"의 졸업장이 필요합니다. 관련 전문 분야도 있습니다:“법률 문서 지원”또는“기업 정보 지원”.

워크 플로와 관련된 상위 기관의 입법 및 부칙, 관리, 규범 및 안내 문서는 문서 관리자가 알아야 할 문서의 일반적인 요구 사항입니다. 직무는 자동화 된 제어 시스템의 설계 및 운영에 관한 문서 시스템의 분석, 연구, 설계, 구현 및 개발 방법에 대한 지식 또는 최소한 기본 사항이 필요합니다. 아카이빙 및 기본 프로그래밍 구성.

문서 관리자 직업의 장단점

문서 관리자의 직업은 보편적입니다. 워크 플로가 어디에나 있기 때문에 졸업장과 전문 지식을 통해 졸업생은 모든 조직에서 일할 수 있습니다. 이것이 직업의 주요 장점입니다.

두 번째 장점은 문서 관리자뿐만 아니라 관리자, 보관 인, 서기, 비서, 사무 관리자, 보조 관리자로 일할 수있는 기회로 간주 될 수 있습니다.

세 번째 장점은 일상적인 작업에도 불구하고 문서 관리자가 조직의 정보 흐름의 중심에 있으며 거의 ​​모든 비밀을 소유한다는 것입니다. 때로는 고위 경영진 외에도 이러한 비밀의 유일한 소유자입니다.

업무 경험과 기업가 정신은 문서 관리자가 원하는 경우 정보 서비스를 제공하기 위해 자신의 사업을 조직 할 수 있도록합니다.

직업의 장점은 기업의 프로파일과 엄격한 작업 일정에 관계없이 좋은 조건에서 사무실에서의 작업을 포함합니다.

다큐멘터리 직업의 단점은 통일성이며, 가장 중요한 것은 큰 책임입니다.

문서 관리자는 어디에서 작업 할 수 있습니까?

프로필에서 교육을받은 문서 관리자는 모든 유형의 문서 (회계, 인력, 과학 및 기술)로 작업 할 수 있으므로 다양한 조직에서 요구 될 수 있습니다.

-지방 및 주 당국에서;

-부서별 관리 기관

-공학 및 디자인, 연구 기관, 의료, 보관, 도서관 및 박물관, 법 집행 구조의 보관 및 문서화 서비스;

-행정 서비스 및 상업 구조 부서: 서류, 사무 관리, 인사 관리;

-정보 시스템 개발, 문서 컨설팅, 정보 보안 감사 업무.

문서 관리자의 경력 성장은 작업 장소에 따라 다릅니다. 큰 구조에서 그는 업무 관리자, 소규모-보조 관리자로 상승 할 수 있습니다. 문서 관리 경력의 정점은 정부와 러시아 대통령을위한 문서 준비로 간주 될 수 있습니다.