비서 기능이있는 사무실 관리자의 작업 설명 : 기능 및 요구 사항

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회사의 직원과 직원을 포함하여 작은 직원이 있더라도 조직의 일원이되어 업무 프로세스를 지시하고 제어 할 수있는 책임있는 직원이 필요합니다.이 아이디어는 사무실 관리자의 작업 설명 텍스트를 결정합니다.

이러한 직책은 지원자가 사람들과 상호 작용할 수있는 능력뿐만 아니라 일련의 특정 기술과 적절한 교육을 요구합니다. 그러나이 요구 사항 목록은 이에 국한되지 않습니다.

업무 설명서

직위를 신청하는 단계에서 이미 후보자는 회사의 권리, 의무 및 책임 영역을 규제하는 규범 적 행동에 익숙해 질 수 있습니다. 이러한 문서를 작업 설명이라고합니다. 5 개의 주요 섹션으로 구성됩니다.

일반 조항 여기에는 모든 조직 정보가 포함됩니다: 기업 이름, 보유 위치 및 소속 된 구조 단위. 또한 교육, 자격 요건뿐만 아니라 종속, 직위 및 해고 절차도 표시합니다.
직장. 이 섹션에는 직원의 책임과이를 구현하는 방법이 나와 있습니다.
직원의 권리, 즉 효과적인 업무 수행에 기여하는 모든 추가 기능.
책임. 이 섹션에 따라 경영진은 노동의 질, 승진 또는 벌금의 평가를 결정합니다.
관계. 이 섹션은 직원의 직무 수행 과정에서 발생할 수있는 외부 및 내부 장치와의 모든 통신에 적용됩니다.

작업 설명 작성 원칙

그러한 문서를 작성하기위한 규범적인 근거는 관리자, 전문가 및 기타 직원의 게시물의 자격 디렉토리입니다 (1998). 개발 과정에서 직원이 직무를 수행 할 수있는 위치와 조건에 대한 설명에 상당한주의를 기울였습니다. 작품의 세부 사항은 문서 제목에 포함되어 있습니다 (예: "비서관의 직업 설명"(사무실 관리자 또는 회계사)).

또한 이름은 같지만 작업이 다른 두 개의 게시물이있는 경우 이러한 차이점을 반영하여 다른 문서를 준비해야합니다. 인사 담당자의 사무실 관리자의 직무 설명에는 비서에 대한 동일한 규제 행위와 특정 차이점이 있습니다.

사무실 관리자 요구 사항

어떤 식 으로든, 후보 후보는 사람들을 이끌어야합니다. 소규모 회사에있는 두 사람 또는 대기업에있는 전체 관리 직원 일 수 있습니다. 당연히 신청자는 자신감있는 PC 사용자 여야하며 다른 사무 기기 (스캐너, 프린터 또는 팩스)와 함께 작업 할 수 있어야합니다. 사무실 관리자는 종종 회사의 대표자이므로 강제 연설 및 비즈니스 서신 작성 능력이 전제 조건입니다. 종종 회사는 그러한 직원들에게 서류 및 노동법의 기초를 알아야합니다. 적어도 하나의 외국어 능력이 여전히 바람직한 기술이지만 대기업에 지원할 때는 이미 필수 요건 중 하나입니다.

경우에 따라 사무실 관리자는 자신의 직무를 다른 직원의 기능과 결합해야합니다. 이것은 필요한 기술을 향상시킵니다. 따라서 회계사의 기능을 가진 사무실 관리자는 적절한 교육과 특수 프로그램이 있어야합니다.

주요 책임

비서 기능이있는 사무실 관리자의 일반적인 작업 설명에는 다음 항목이 포함됩니다.

수신 및 발신 메일 처리 회사 내에서의 재배포;
계약 및 계약에 따른 의무 이행시기에 대한 통제;
발신 및 수신 전화;
파트너 회사의 고객 및 담당자와 협력합니다.
필요한 문구의 가용성 모니터링;
사무 장비를 작동 상태로 유지하고 고장시 전문가에게 전화하기;
작업 일정 내에서 시간 분배 (일부 경우 헤드);
필요한 행사 (미팅, 회의, 출장, 회사 파티)의 조직;
회의 로깅;
회사 사이트에서 최신 컨텐츠의 업데이트 및 보충.

이 목록에는 기본 요구 사항 만 포함됩니다. 체결 된 노동 계약의 세부 사항에 따라 다른 품목이 추가 될 수 있습니다. 예를 들어 인사 담당자의 기능이있는 사무실 관리자의 직무 설명은 직원이 모든 회계 문서를 적시에 보관 및 제공하거나 부재시 인사 부서장을 교체해야합니다.

추가 책임

주요 기능 외에도 사무실 관리자의 작업 설명에는 회사의 지시에 따라 다른 책임 목록이 포함되어 있습니다. 사무실 관리자는 행정 당국과 협력해야합니다. 즉, 무역을 수행하거나 회사 또는 자회사의 지사를 개설하는 등의 허가를 받아야합니다.

가장 중요한 작업 중 하나는 이사가없는 회사의 실제 관리입니다. 물론 이것은 직원이 자신을 신뢰할 수 있고 책임있는 사람으로 설정 한 경우에만 가능합니다. 또한, 사무실 관리자의 직무 기술서에는 일반적으로 변호사의 일반 권한을 작성해야 할 필요성에 대한 조항이 포함되어 있습니다. 이러한 문서는 예를 들어 매우 중요한 우편물을 받기 위해 필요할 수 있습니다.

비공식적 요구 사항

대기업은 일반적으로이 직책의 후보자에 대한 사무실 관리자의 샘플 작업 설명에 익숙해 지므로 요구 사항 및 책임 목록을 완전히 인식 할 수 있습니다.

그러나 그러한 힘을 보더라도 신청자는 자신이 기업의 많은 직원 중 하나라는 것을 이해해야합니다. 이와 관련하여, 직업 설명에 나와 있지 않은 것을 잊어서는 안됩니다. 비서의 직책을 맡고있는 사무실 관리자는 필요에 따라이를 분배 할 수있는 섬세한 시간 감각을 가진 사람이어야합니다.

워크 플로 구성을위한 작업

그의 작업에 대한 가장 중요한 요구 사항은 효율성이므로 그러한 입장을 취하는 사람은 경제적으로 사무용 재료를 소비하고 소비되는 전기량을 제어해야합니다.

다른 직원의 경우 사무실 관리자는 거의 헤드와 동등한 책임이 있습니다. 이로 인해 작업 조건이 승인 된 위생 표준 및 안전 규칙을 준수하는지 확인해야합니다. 마지막으로 직무를 수행 할 때 사무실 관리자는 기밀 문서에 액세스 할 수 있으므로 영업 비밀 또는 회사의 시장 위치에 해를 끼칠 수있는 기타 정보에 대한 비공개 계약에 서명해야합니다.

사무실 관리자 권한

물론, 그러한 많은 직무를 수행함으로써 직원은 특별한 권리를 행사할 수 있습니다. 그들은 또한 사무실 관리자의 작업 설명에 나와 있습니다. 기밀 정보에 액세스하는 기능과 같은 일부의 본질은 직무 책임을 수행 할 필요성에서 직접적으로 발생합니다. 다른 사람들은 권력 특권과 관련이 있습니다. 따라서 사무실 관리자는 나머지 직원들에게 생산 문서에서 과실로 인한 실수를 수정하거나 인센티브의 크기를 설정하거나 과실에 대한 처벌을 요구할 권리가 있습니다.

종종 사무실 관리자는 직원과 의사 결정자 사이의 연결 고리입니다. 이러한 입장을 통해 더 나은 근무 조건을 달성하고 특정 부서와 기업 전체의 업무 품질을 향상시키기위한 공동의 소망을 제시 할 수 있습니다.

영업 부서의 사무실 관리자의 작업 설명 기능

사무실 관리자는 대기업 및 대기업에 없어서는 안될 필수 요소 였으므로 그러한 공석을 채우기 위해서는 특별한 기술이 필요합니다. 일반적인 경우는 한 사람이 감독하는 특수 기능을 가진 여러 사무실 관리자가 같은 기업에서 근무하는 경우입니다. 그들의 직업 설명은 본질적으로 일치하지만 추가 기능 세트가 다릅니다.

따라서 사무실 관리자가 영업 부서에서 일하는 경우 그의 직무 설명에는 다음과 같은 항목이 포함될 수 있습니다.